Kembali ke Manual

Browse By

Dari luar, Gedung Administrasi Pusat (GAP) UKSW terlihat ’biasa’, banyak mahasiswa dan pegawai yang terlihat sibuk. Namun, ada yang janggal ketika saya masuk, terjadi antrian panjang di depan loket bagian keuangan. Antrian panjang itu terjadi sejak hari pertama perkuliahan dimulai, 5 Januari 2009, sampai satu minggu lebih.

Penyebab antrian panjang itupun masih simpang siur. Bermacam-macam berita beredar di mahasiswa. Aneke, salah satu mahasiswi FE hanya tahu bahwa hal ini terjadi karena perubahan sistem dari dwimester ke semester. Berbeda dengan Amri, mahasiswa FSP yang hanya pasrah mengantri tanpa tahu penyebab pasti mengapa antrian itu terjadi.

Terjadinya antrian panjang itu dikarenakan adanya penerapan aplikasi pengembangan sistem informasi akademik Satya Wacana (SIASAT) dengan aplikasi baru yang tetap mengacu pada data lama, serta bertepatan dengan rusaknya mesin server yang dimiliki BTSI (Biro Teknologi dan Sistem Informasi).

Aplikasi baru ini pengembangan dari aplikasi yang lama, karena semakin lama, mahasiswa semakin banyak dan semakin membutuhkan akses yang cepat dan data yang valid. Maka, kampus melalui BTSI berusaha mengoptimalkan layanan online.

Uji coba mesin pertama dilakukan oleh Fakultas Bahasa dan Sastra (FBS) dan Fakultas Teknologi Informasi (FTI). Jika uji coba ini berhasil, berarti dapat dikatakan sistem ini mencukupi untuk semua mahasiswa.

Partono, selaku kabag sistem informasi menjelaskan, mesin server yang lama periode 1997-2000 mengalami kerusakan. Kendala aplikasi baru dengan mesin lama menyebabkan mesin lama kurang bisa menjalankan aplikasi yang baru, sehingga terjadi kerusakan. Padahal, aplikasi pembayaran dari kampus ke bank menggunakan mesin yang rusak ini, sehingga jalan secara elektronik tidak dapat dilalui, dan terpaksa diambil kebijakan, pembayaran kembali ke cara manual. Pembayaran tetap di bank, dan meminta validasi di bagian keuangan.

Selain karena mesin yang digunakan adalah mesin lama, penyebab sering macetnya aplikasi ini adalah karena database untuk transaksi keuangan, registrasi mata kuliah, dan transaksi yang lain masih menjadi satu. Sehingga, ketika ada mahasiswa yang sedang melakukan transaksi keuangan dan ada mahasiswa lain yang melakukan registrasi mata kuliah, kadang terjadi log atau macet. Nantinya, berbagai transaksi tersebut akan dipisah, dan diperbaiki, sehingga tidak saling menganggu satu sama lain.

Tidak hanya itu, penyebab sering macetnya aplikasi SIASAT juga merupakan akumulasi dari faktor-faktor kecil. Misalnya, keterlambatan dosen memasukkan nilai, sehingga semua terfokus pada menjelang hari H. Hal ini juga memicu terjadinya kemacetan sistem. Pada saat melakukan SIASAT, nilai mata kuliah baru keluar, sehingga sering mahasiswa mengubah jadwal yang telah disusun, akibat nilai yang baru keluar, entah karena bobot sks-nya ternyata tidak cukup atau bahkan lebih. Padahal, mahasiswa seharusnya hanya tinggal meng-click mata kuliah. Semua pihak seharusnya terlibat, dan menyadari, agar berdampak baik bagi semua pihak.

Sementara ini, perbaikan mesin telah diupayakan dan akan diusahakan secepatnya, sehingga layanan online dapat kembali dinikmati mahasiswa. Sambil memesan alat pengganti dengan harga yang disesuaikan .

Harijono (WR II UKSW) mengungkapkan ”jika mengubah sistem, sebenarnya harus salah satunya saja. Jika software yang diubah, hadrware-nya tetap. Tetapi yang terjadi kemarin, dua-duanya harus kita ubah karena keduanya sudah tak layak pakai dan ada yang jebol juga.” tandasnya.

Pada bulan Desember, sebenarnya sudah pernah diuji cobakan pada FBS. Tetapi, yang terjadi malah setiap pagi sampai siang selalu bermasalah pada SIASAT, namun saat sore sampai malam mahasiswa dapat melakukan SIASAT dengan lancar. Mulai saat itu, setiap siang selalu ada evaluasi, ternyata software dan hardware-nya sama-sama bermasalah.

Masalah hardware ada pada line card yang kadang bisa tersambung, dan kadang tidak. Meski masalah sudah ditemukan dan diperbaiki, namun masih ada gangguan.

Ternyata, database keuangan jadi bermasalah.

Pada malam hari, bagian keuangan di Gedung Administrasi Pusat tutup, jadi tidak ada database keuangan yang meng-up date data. Sedangkan pada jam kerja, bagian keuangan aktif, padahal mahasiswa juga meng-input mata kuliah.

Seolah ada satu cd yang sedang menyalin dua data berbeda secara bersamaan.

Mengingat banyaknya mahasiswa yang belum dapat menyelesaikan proses pembayaran dan registrasi mata kuliah, maka diputuskan kebijakan untuk memundurkan waktu masuk perkuliahan selama satu minggu, untuk memberi kesempatan bagi mahasiwa menyelesaikan pembayaran dan registrasi mata kuliah.

”Memang saat ini ada masalah yang harus dihadapi, yaitu masalah pembayaran. Dan kesalahan ini memang ada pada kami, kami harus akui itu, dan minta maaf kepada teman-teman mahasiswa. Antrian panjang ini juga ada faktor dari mahasiswa. Jika diamati, mahasiswa yang ngantri bayar itu kebanyakan mahasiswa yang bayarnya terlambat yang denda. Menurut data saya, hanya sekitar 30-40% saja yang membayar tepat waktu, sehingga otomatis menimbulkan antrian panjang menjelang SIASAT. Ketidaknyamanan proses pembayaran ini yang menentukan banyak faktor. Namun kekacauan kemarin, faktor utamanya lebih banyak ke software dan hardware. Jadi, ini intinya bukan kesalahan mahasiswa, universitas yang harus bertanggung jawab dan kami sekali lagi meminta maaf. Seharusnya semester depan harus lebih bagus” tutup Harijono.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *