Wacana Kritis-Prinsipil Mahasiswa UKSW & Salatiga

UKSW Butuh Pusat Informasi Tagihan Akademik

Rubrik Kampus oleh

25 April 2016, Leonie Conchita Verolias, mahasiswi Fakultas Bahasa dan Sastra, tidak dapat mengikut registrasi ulang di Sistem Informasi dan Akademik Satya Wacana (Siasat). Pasalnya, dispensasi yang diajukannya tidak diterima bagian kemahasiswaan. (Baca juga: Siasat)

Kendati sudah menjalani semua prosedur di biro kemahasiswaan (Bikem), ia tetap tidak dapat mengikuti registrasi ulang. “Padahal aku sudah bayar denda, sudah minta tanda tangan wali studi, katanya bisa Siasat (registrasi ulang  –red), tapi aku nggak bisa,” tuturnya.

Wajar saja, Leonie rupanya masih memiliki sisa tagihan semester lalu (semester ganjil 2015/2016). Selain itu, dispensasi semester antara hanya diperuntukkan beberapa fakultas saja yang wajib mengambil SP, namun saat itu Leonie tidak paham.

18 April 2016, Leonie sudah mencicil sebagian tagihannya. Total tagihan semester lalu ada Rp 3,7 juta dengan rincian 8 SKS wajib, 9 SKS tambahan, serta uang SPP, namun Leonie tidak langsung melunasinya. Memegang uang Rp 1,5 juta, Leonie menggunakan Rp 1.350.000 untuk menyicil tagihan itu. Ia sengaja menyisihkan Rp 150 ribu untuk mencicil denda, sebagai konsekuensi membayar lewat batasnya.

Karena Leonie ingin mengikuti registrasi matkul, maka beberapa jam sebelumnya, ia melunasi denda agar dapat mengurus dispensasi. Tagihan denda yang diterimanya sebesar Rp 380 ribu. Tagihan tersebut menurutnya tidak masuk akal, mengingat ia sudah menyicil denda sebesar Rp 150 ribu seminggu yang lalu. “Akhirnya setelah menunjukkan bukti transaksi tempo hari, dendanya berkurang menjadi Rp 180 ribu,” terang Leonie.

Meski begitu, hingga kini, Leonie tidak dapat melakukan registrasi ulang karena tagihan semester lalu memang belum lunas. Ia mengeluhkan pelayanan administrasi di UKSW yang tidak komunikatif sehingga rentan salah paham. “Saya kayak anak SD yang diputer ke sana-sini buat urus dispen, tapi ujung-ujungnya dispensasi nggak berlaku buat FBS,” keluhnya.

Kasus kedua datang dari Pandita Novella, mahasiswa FBS. Saat memasuki semester ganjil tahun ajaran 2014/2015, Pandita hendak membayar denda untuk dapat melakukan registrasi ulang. (Baca juga: Mengulas Sistem Evaluasi Dosen)

Pandita bertanya kepada pegawai bagian keuangan di Gedung Administrasi Pusat (GAP) berapa denda yang harus dibayarkan. Lalu pegawai itu menulis tangan hitungan denda dengan total sebesar Rp 300 ribu. Merasa dendanya terlalu berat, Pandita memutuskan minta diskon denda 50% ke Teguh Wahyono, Pembantu Rektor II.

Namun pembantu rektor menolak permohonan Pandita dengan alasan bukti tagihan denda yang dibawa bukan cetakan resmi, melainkan tulisan tangan. “Pembantu rektor maunya cetakan resmi dari bagian keuangan,” jelas Pandita.

Pandita kembali ke bagian keuangan meminta cetakan tagihan resmi. Dalam cetakan tagihan itu, Pandita justru menerima tagihan dendanya berlipat menjadi Rp 750 ribu.

Ia sempat komplain sambil menunjukkan bukti tulisan tangan pegawai yang melayani saat itu. Tapi keluhannya ditolak dan tulisan tangan itu dibilang tidak sah. “Mau tidak mau ya harus membayar denda tersebut. Akhirnya PR II menyetujui permohonan diskon menjadi 375 ribu,” sesal Pandita yang tidak menyimpan bukti pelunasan denda pada saat itu.

Sistem yang Belum Mumpuni

Berangkat dari persoalan dispensasi dan pembayaran denda, Scientiarum mencari penjelasan ke Bikem. Menurut Suratno, pegawai Bikem yang biasa melayani dispensasi, dispensasi jelang semester antara hanya diberikan kepada Fakultas Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Kesehatan, dan Fakultas Teologi. Tak lain, karena ketiga fakultas itu wajib mengambil semester antara. Selain ketiga fakultas itu tidak wajib mengambil semester antara dan akan dihitung sebagai libur. (Baca juga: Wajib Laksanakan Semester Antara)

IMG_20160502_161714Perihal dispensasi, yang membedakan ketiga fakultas tadi dengan fakultas lainnya adalah tagihan pembayarannya. Dalam situs siasat.uksw.edu, tagihan ketiga fakultas itu akan muncul sebelum melakukan registrasi ulang untuk semester antara. Rinciannya, tagihan wajib 8 SKS ditambah SPP. Oleh karena itu, Bikem hanya melayani dispensasi untuk tiga fakultas tadi.

“Selain tiga fakultas tadi untuk registrasi semester antara ndak keluar tagihannya, ndak ada SPP juga, jadi ndak perlu dipensasi. Tapi nanti pas sudah Siasat, baru keluar tagihannya,” papar Suratno. Suratno melanjutkan, dispensasi akan berlaku bagi mahasiswa semua fakultas jika itu untuk keperluan uang pembangunan.

Soal denda keterlambatan, Chandra Dwi Laksana, manajer Bagian Keuangan, menjelaskan rumus penghitungan denda sebagai berikut:  0.6/1.000 x jumlah tagihan x jumlah keterlambatan hari (setelah jatuh tempo). Menurut Chandra, baiknya mahasiswa juga perlu tahu rumus penghitungan ini, agar dapat melakukan klarifikasi bila terjadi salah perhitungan denda.

Untuk transparansi denda, Chandra menjelaskan bahwa total denda belum bisa ditransparansikan ke bilah “Tagihan” pada situs siasat.uksw.edu. Alasannya, denda masih dihitung secara manual, karena memang belum ada sistem yang mumpuni di UKSW. (Baca juga: Balada Pengguna Joki Siasat)

Denda bisa dicicil asalkan dengan prosedur yang tepat. “Sistem pembayaran ada dua, online dan manual. Kalau pembayaran online, pasti nanti tagihan dendanya akan berubah.  Kalau manual, artinya ke bank-bank atau instansi yang masih belum kita pasang aplikasi yang terintegrasi dengan kami, harus menunjukkan bukti transaksi yang sah ke bagian keuangan (validasi –red), sehingga nanti kami akan kurangi secara manual tagihan dendanya,” kata Chandra.

Dalam pembayaran tagihan semester, ada juga konsekuensi beristilah “denda berdenda”. Oleh karena denda yang masuk ke tagihan tersebut belum lunas, sistem tetap menghitung denda berdasarkan rumus di atas, tetapi jumlah tagihan wajibnya (SPP, 8 SKS wajib dan SKS tambahan) berkurang sesuai jumlah cicilan.

Masih soal denda, siapa yang tahu kalau denda bisa didiskon hingga sebesar 50%, asalkan atas persetujuan dari Pembantu Rektor II. Namun, menurut Chandra, diskon ini harus melihat nominalnya, cukup layak atau tidak bila diberi diskon tersebut. Tidak ada ukuran pasti mengenai banyak tidaknya suatu denda. “Kalau dendanya banyak, ya bisa kita kurangi 50%, tetapi kalau denda katakanlah 50 ribu, ya nominalnya kan masih terjangkau jadi tidak usah diberi diskon, pokoknya asalkan atas persetujuan pembantu rektor, nanti kami kurangi pasti,” ujar Chandra.

Lantas bagaimana dengan pembengkakan sekejap pada tagihan denda Pandita? “Kalau untuk kasus begitu, saya tidak berani jawab soalnya nggak ada buktinya yang dibawa ke keuangan. Tapi kalau ada bukti, mungkin kami bisa lihat kalau ada kesalahan nulis atau atau salah hitung denda tadi,” jawab Chandra.

Chandra juga  menyesalkan gagap informasi beberapa mahasiswa mengenai tata cara pembayaran tagihan di UKSW. Menurutnya, sosialisasi tentang mekanisme pembayaran kuliah sudah ada sejak Orientasi Mahasiswa Baru (OMB). “Kami sebenarnya sudah jelaskan semuanya di OMB,” tutur Chandra.

Dari beberapa keluhan mengenai pelayanan dispensasi dan pembayaran tagihan, Chandra mengiyakan bahwa UKSW butuh situs pusat informasi perihal tagihan akademik. Nantinya, seluruh mahasiswa dapat mengakses situs ini, untuk keperluan tahapan pembayaran kuliah, cara penghitungan denda, dan biaya SKS masing-masing fakultas. Jadi mahasiswa paham, staf keuangan juga tidak begitu kewalahan mengurus ratusan mahasiswa per hari. “Menjadi masukan kami untuk mengupayakan pembangunan pusat informasi itu,” aku Chandra.

Axel Priya Mahardika, mahasiswa program studi Manajemen. Staf Bisnis Scientiarum.

Penyunting: Arya Adikristya

3 Comments

  1. Syalom mohon maaf saya ayahnya Christin Yulianty Tenistuan
    Saya sudah beberapa semester tidak dapat kiriman nilai sehingga sy tidak tau lagi perkembangan kuliah anak saya
    persoalannya di mana katany tidak bisa registrasi lgi
    mohon jawaban, Thank

Tinggalkan Balasan ke Pandita Novella Batalkan balasan

Your email address will not be published.

*

Geser ke Atas